Informacja z art. 14 RODO. RazorFlow to system spółki WK Kłosowicz sp. z o.o.

Skąd mamy dane Państwa salonu

Jeśli dostali Państwo od nas wiadomość z linkiem do przygotowanego konta salonu, tutaj wyjaśniamy, skąd są dane, co z nimi robimy, jak długo je trzymamy i jak to zatrzymać.

Kto odpowiada za dane

Administratorem jest WK Kłosowicz sp. z o.o., ul. Mazowiecka 62, 35-324 Rzeszów, Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, KRS 0001126778, NIP 5170451307, kapitał zakładowy 5 000,00 zł. Kontakt w sprawie danych: kontakt@razorflow.pl albo list na adres spółki. Telefon do spółki: 698 205 210. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

Jakie dane mamy i skąd

• Z publicznego profilu salonu w Booksy: nazwa, adres z kodem pocztowym i współrzędnymi na mapie, miasto, godziny otwarcia, usługi z cenami i czasem trwania, imiona lub pseudonimy barberów, liczba osób w zespole, nazwa lub imię osoby kontaktowej podane w profilu, ocena i liczba opinii, strona www oraz adresy profili na Facebooku i Instagramie. Nie pobieramy zdjęć, opisów usług ani treści opinii. W jednoosobowej działalności nazwa firmy może zawierać imię i nazwisko właściciela.
• Adres e-mail i telefon: jeśli salon podał je publicznie na swojej stronie, Facebooku lub Instagramie. Pobraliśmy je w lipcu 2026 r. Telefonu nie używamy do wysyłki tej wiadomości. Jeśli przy przejęciu profilu na barbershopy.pl zaznaczyli Państwo zgodę na oferty RazorFlow, adres mamy stamtąd. Oba serwisy prowadzi ta sama spółka.
• Z naszych systemów: kanał i data wysłania wiadomości, skrót adresu e-mail, adres wątku na czacie, treść Państwa odpowiedzi, punktacja salonu, według której układamy kolejność kontaktu. Z nieobowiązkowego pytania przy usuwaniu konta na stałe zapisujemy tylko wybraną opcję i to, czy było dopisane zdanie.
• Po kliknięciu przycisku: czas kliknięcia, oznaczenie wersji regulaminu, adres IP i informacja, co zrobiono w koncie (wejście, zapis procentu, pierwsza usługa).

Po co i na jakiej podstawie

Przygotowujemy konto i wysyłamy jedną wiadomość, żeby przedstawić salonowi ofertę RazorFlow. Przypomnień nie wysyłamy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes: pokazanie firmie z branży barberskiej oferty na jej własnych danych. Osobom, które zaznaczyły zgodę na barbershopy.pl, mail z ofertą wysyłamy na podstawie tej zgody, którą można wycofać, odpisując „nie”, a konto przygotowujemy na tej samej podstawie z lit. f.

Konto jest tylko przygotowane. Dopóki nikt nie kliknie przycisku na stronie z linku, umowa nie powstaje, nic nie jest uruchomione i nic nie kosztuje. Po kliknięciu i akceptacji regulaminu (PDF) podstawą jest umowa (lit. b) i obowiązki księgowe (lit. c), a dane zespołu przetwarzamy w imieniu salonu na podstawie umowy powierzenia, która jest załącznikiem do tego PDF.

Imiona barberów

Mówimy o tym wprost: przed kontaktem imiona barberów są pobierane z Booksy i przeglądane przy sprawdzaniu listy, także przez narzędzie AI (Claude). Trzymamy je w osobnej tabeli na serwerze, poza kontem salonu, razem z usługami, które mają imię w nazwie. Do konta wchodzą dopiero po kliknięciu przycisku. Bez kliknięcia kasujemy je z serwera razem z kontem, w najbliższym nocnym przebiegu po 30 dniach, a w kopiach zapasowych znikają w terminach podanych niżej. Właściciel widzi je po kliknięciu i wtedy to salon decyduje o nich jako administrator.

Imiona są też poza serwerem. Po pierwsze w pliku roboczym na komputerze spółki, z którego zakładamy konto: kasujemy go po wysłaniu wiadomości, a jeśli wiadomość nie wyszła, ok. 30 dni po pobraniu profilu. Po drugie w zapisie pracy narzędzia AI z przeglądu listy: ten zapis zostaje także po skasowaniu konta. Na komputerze spółki jedna jego część kasuje się po ok. 30 dniach, a historia rozmów w aplikacji, w której pracujemy, nie ma automatycznego terminu. U Anthropic obowiązują zasady tej firmy: ok. 30 dni, jeśli rozmowy nie służą do trenowania modeli.

Jeśli pracują Państwo w salonie i nie chcą, żeby imię było u nas, prosimy napisać na kontakt@razorflow.pl. Imię kasujemy wtedy z serwera i z pliku roboczego, a przy następnym pobraniu profilu nie wraca. Jeśli właściciel kliknął już przycisk, imię jest w koncie salonu i administratorem jest salon: przekazujemy mu Państwa wniosek. Przysługują Państwu te same prawa co właścicielowi.

Link z wiadomości

Link jest osobisty i służy tylko do wejścia na konto. Otwarcie strony z linku niczego nie uruchamia. Liczymy wtedy tylko sumę otwarć dla całego kanału i dnia, bez zapisu, który salon otworzył. W bazie trzymamy skrót linku, nie sam link. Nie obiecujemy jednak, że adres nigdzie nie zostaje: może zostać w logach serwera, w historii przeglądarki, w wątku z wiadomością i w zapisach pracy automatu. Po wygaśnięciu albo usunięciu konta link jest bezużyteczny.

Strona z linku i ta strona nie mają analityki ani piksela reklamowego. Tych danych nie przekazujemy do reklam Meta ani Google.

Jak długo

• Wiadomość nie wyszła: konto kasujemy zwykle tego samego dnia, a gdy nie wiadomo, czy wyszła, najpóźniej po 4 dniach.
• Bez kliknięcia przycisku: konto i imiona kasujemy po 30 dniach od wysłania wiadomości, w najbliższym nocnym przebiegu.
• „Nie” albo „Usuń konto”, zanim ktoś wszedł: kasujemy od razu po odczytaniu odpowiedzi.
• „Nie” albo „Usuń konto” po wejściu: konto blokujemy od razu, a kasujemy w najbliższym nocnym przebiegu (o 23:30). Automat nie skasuje konta, w którym jest zapisana sprzedaż, płatność, wgrane pliki, strona salonu, pakiet, voucher lub subskrypcja, zamówienie w Akademii, przekazanie salonu albo dane, których nie umie bezpiecznie przypisać. Takie konto zostaje zablokowane i kasuje je człowiek na podstawie tej samej prośby, bez osobnego pisma. Konta z opłaconym albo przyznanym ręcznie dostępem nie blokujemy samoczynnie: prośbę mamy, a decyzję podejmuje człowiek.
• „Nie” w nowym mailu, który nie jest odpowiedzią na naszą wiadomość: taki mail ktoś mógłby podrobić, a kontakt@ to zwykły adres klientów, więc nic nie dzieje się samoczynnie. Czyta go człowiek i o koncie decyduje człowiek, zwykle tego samego dnia. Wiadomość od nas i tak jest tylko jedna.
• Po 14 dniach próby bez płatności i bez wpisów: kasujemy po 30 dniach od końca próby. Jeśli w koncie są wpisy, konto jest zablokowane, dane zostają i nie są kasowane automatycznie. Usuniemy je na Państwa prośbę.
• Po opłaceniu: przez czas umowy, a dokumenty księgowe przez okres wymagany przepisami, zwykle 5 lat.
• Baza kontaktów: po „nie” czyścimy w niej imię, adres e-mail i telefon i oznaczamy salon „nie pisać”. Zostają publiczne dane firmy: nazwa, adres ze współrzędnymi, godziny, ocena, strona www i adresy profili w Booksy, na Facebooku i Instagramie. Usuniemy je na prośbę.
• Lista wypisanych w systemie maili: jeśli pisaliśmy mailem, adres e-mail zostaje tam jawnie z oznaczeniem „wypisany”, bo system wysyłki porównuje po adresie. To system barbershopy.pl, tej samej spółki.
• Wpis „nie pisać”: zostają same identyfikatory (numer w naszej bazie, numer profilu w Booksy, adres profilu na Facebooku lub Instagramie), skrót adresu e-mail, kanał i daty, żeby więcej się nie odezwać i móc wykazać, co się stało. Trzymamy go tak długo, jak prowadzimy taki kontakt z salonami.
• Korespondencja: wysłana wiadomość i Państwa odpowiedź zostają w naszej skrzynce albo w wątku na czacie, a powiadomienie u nas na Telegramie. Nie kasujemy ich automatycznie. Usuniemy je na prośbę, jeśli nie są potrzebne do obrony przed roszczeniami.

Kopie zapasowe

W bieżących kopiach zapasowych dane znikają najpóźniej po 60 dniach (tyle podaje firma hostingowa). Nie używamy kopii do niczego poza odtworzeniem po awarii. Tyle trwa to w poszczególnych kopiach:

• kopia bazy RazorFlow na serwerze: 7 dni,
• kopia bazy RazorFlow na komputerze spółki: 15 dni, a dłużej, jeśli komputer przez dłuższy czas nie działał,
• kopia bazy RazorFlow w chmurze Microsoft OneDrive: 3 dni, a potem do 30 dni w koszu,
• bieżące kopie bazy kontaktów: na komputerze spółki ok. 30 dni, w chmurze OneDrive 7 dni, a potem do 30 dni w koszu,
• kopie firmy hostingowej SEOHOST: według jej strony pomocy obejmują ostatnie 60 dni.

Tego terminu nie mają starsze kopie bazy kontaktów. Na komputerze i dysku spółki leżą kopie archiwalne bazy kontaktów, robione od lipca 2026 r. przed zmianami w bazie, oraz kopia folderu z listami kontaktów. Mogą w nich być nazwa salonu, adres e-mail, telefon i imię osoby kontaktowej. Same się nie kasują. Nie używamy ich do kontaktu, a na prośbę usuniemy z nich Państwa dane.

Komu je przekazujemy

• SEOHOST Sp. z o.o. (Poznań): serwery, baza danych, poczta, kopie zapasowe.
• Meta Platforms Ireland Ltd: gdy piszemy na Messengerze albo Instagramie, wiadomość przechodzi przez jej serwis, na jej zasadach.
• Google Ireland Ltd: skrzynka Gmail, w której czytamy maile i trzymamy ich kopie.
• Anthropic Ireland, Limited (Claude): narzędzie AI, które pomaga sprawdzać listę salonów, wysyłać wiadomości na czacie i czytać odpowiedzi. Odpowiedzi czyta do skasowania konta, także po kliknięciu przycisku.
• Telegram Messenger Inc.: powiadomienia dla nas: nazwa salonu, miasto, kanał, liczba barberów, kwota, adres wątku, a gdy Państwo odpiszą albo odpowiedzą na pytanie przy usuwaniu konta, także ta treść. Bez linku do konta.
• Microsoft Ireland Operations Ltd: kopia bazy w chmurze OneDrive.
• Cloudflare, Inc.: po kliknięciu przycisku, bo przez jej sieć przechodzi ruch panelu app.razorflow.pl.
• PayU S.A. i Fakturownia sp. z o.o.: tylko po płatności.

Booksy nie dostaje od nas żadnych danych. Nie sprzedajemy danych. Część wymienionych firm może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Według ich własnych dokumentów, odczytanych 5.11.2026: Meta, Google, Microsoft i Cloudflare opierają przekazania do USA na decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework), a Google, Microsoft i Cloudflare także na standardowych klauzulach umownych (art. 46 RODO). Anthropic powołuje się na decyzje Komisji o odpowiednim stopniu ochrony i na standardowe klauzule. Telegram trzyma dane użytkowników z EOG w Holandii, a spółkom swojej grupy (Brytyjskie Wyspy Dziewicze, Dubaj) przekazuje je na standardowych klauzulach. Kopię tych zabezpieczeń można uzyskać u tych firm, a na prośbę wskażemy, gdzie.

Państwa prawa

Mają Państwo prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo sprzeciwu opisane w ramce na górze. Gdy podstawą jest zgoda albo umowa, przysługuje też prawo do przenoszenia danych. Zgodę można wycofać w każdej chwili, a wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej. Mogą też Państwo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Wnioski rozpatrujemy bezpłatnie, w ciągu miesiąca.

Decyzje automatyczne

Listę salonów i wysyłkę obsługują programy i narzędzie AI, ale nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo podobnie istotnie na Państwa wpływały.

Ta strona

Nie ma skryptów, analityki, ciasteczek ani niczego z zewnątrz. Pozostałe zasady opisuje polityka prywatności (§ 2 i § 5, konta przygotowane). Tamta strona, w odróżnieniu od tej, ma analitykę, która rusza dopiero po zgodzie w banerze cookies.