Polityka Prywatności i Plików Cookies

📑 Spis treści

§ 1. Kto jest Administratorem Danych?

1. Administratorem Twoich Danych Osobowych pozyskiwanych w związku z działaniem Serwisu (pod domenami razorflow.pl oraz app.razorflow.pl) oraz aplikacji mobilnej RazorFlow na iOS i Android (dalej: Aplikacja) jest WK KŁOSOWICZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem: ul. Mazowiecka 62, 35-324 Rzeszów, Polska, NIP: 5170451307, REGON: 529645090, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001126778 (Dalej: Administrator lub RazorFlow).

2. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

• kontaktuj się z nami bezpośrednio na adres e-mail: kontakt@razorflow.pl (w tym w celu usunięcia konta lub aktualizacji danych) albo listownie na adres siedziby podany wyżej,
• nie powołujemy oddzielnego Inspektora Ochrony Danych (IOD) — dzięki temu wszystkie wnioski procesujemy szybko i bezpośrednio przez główny kanał wsparcia.

3. Dane, które salon wprowadza o swoim zespole i klientach. RazorFlow jest administratorem danych kont użytkowników (logowanie, bezpieczeństwo, kontakt, rozliczenie abonamentu, dane techniczne Aplikacji). Natomiast dane, które salon (właściciel lub manager) wprowadza do systemu w związku z prowadzeniem salonu — np. grafiki pracy, sprzedaż, prowizje i wypłaty, urlopy i nieobecności, dokumenty pracownicze, rezerwacje oraz dane klientów salonu — przetwarzamy w imieniu i na polecenie salonu, który jest ich administratorem (art. 28 RODO; § 7 ust. 2 Regulaminu). Jeśli pracujesz w salonie i masz pytanie o te dane (np. o swoje wypłaty lub dokumenty), zwróć się najpierw do swojego salonu — pomożemy mu zrealizować Twoje żądanie.

§ 2. Jakie dane zbieramy i po co? (Cele przetwarzania)

Przetwarzamy Twoje dane (oraz dane powierzonych przez Ciebie pracowników w przypadku funkcji Owner/Manager) wyłącznie w sprecyzowanych i legalnych celach (zgodnie z art. 6 RODO). Obejmują one w szczególności:

• Świadczenie usług założenia i obsługi konta B2B w Serwisie SaaS, także konta pracownika salonu i korzystania z Aplikacji (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Imię, nazwisko, e-mail, numery telefonów, hasła logowania (przechowywane wyłącznie w postaci zabezpieczonego skrótu), rola w salonie, przypisanie do salonów, kody partnerów (jeśli dotyczy sieci) oraz wybrany język interfejsu.
• Rozliczenia księgowe, wystawianie faktur i płatności (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Numer NIP firmy, pełna nazwa firmy, adresy działalności, e-mail do faktur (NIP jednoosobowej działalności gospodarczej jest daną osobową). Nazwę i adres firmy podpowiadamy z wykazu podatników VAT po wpisaniu NIP-u — możesz je poprawić. Na żądanie wystawiamy też fakturę imienną (imię, nazwisko, adres).
• Wysyłka zamówionych darmowych materiałów, wzorów PDF i lead magnetów (Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO): Adres e-mail, dane techniczne zgłoszenia, informacja o wybranym materiale, źródle wejścia, adresie IP, user-agencie oraz historii wysłania i pobrania linku do dokumentu. Dane te przetwarzamy, aby dostarczyć zamówiony materiał, zabezpieczyć formularze przed nadużyciami, mierzyć skuteczność poszczególnych zasobów i rozwijać własną bazę wiedzy dla właścicieli salonów.
• Działania Prawno-Windykacyjne (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Ochrona przed roszczeniami, dochodzenie należności za świadczone usługi (uzasadniony interes Administratora).
• Mailing, Oferty Marketingowe i Newsletter (Art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. f RODO): W przypadku Twojej wyraźnej zgody przy zakładaniu profilu lub zapisie, bądź z tytułu realizacji prawnie uzasadnionego interesu (marketingu własnego) wobec już istniejących klientów. Dotyczy to również opcjonalnej zgody na kontakt marketingowy pozostawianej przy pobieraniu darmowych materiałów z sekcji Narzędzia oraz zgody na oferty RazorFlow zaznaczonej przy przejęciu profilu salonu w serwisie barbershopy.pl, który również prowadzi WK KŁOSOWICZ Sp. z o.o. Możesz wycofać zgodę w każdej chwili, pisząc e-mail podany wyżej lub klikając link „Wypisz się” w wiadomości.
• Pierwszy kontakt z barbershopami, których adres e-mail jest publicznie dostępny (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Do salonu, który sam podał firmowy adres e-mail publicznie na swojej wizytówce w internecie (np. w serwisie rezerwacji online lub katalogu salonów), możemy wysłać najwyżej trzy maile z krótkim filmem o RazorFlow, oznaczone jako „Informacja handlowa”. Wykorzystujemy adres e-mail, nazwę salonu i miasto, a zapisujemy też, gdzie i kiedy adres był podany, oraz historię wysłanych maili. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest przedstawienie oferty RazorFlow firmie z branży barberskiej. Każdy mail ma link „Wypisz się” (jedno kliknięcie, bez logowania), który traktujemy jako sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO) — po nim nie piszemy więcej. Kolejne maile z serii filmów wysyłamy tylko wtedy, gdy klikniesz w mailu „Tak, chcę dostawać takie filmy” (zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane przechowuje na nasze zlecenie firma hostingowa (§ 3).
• Bezpieczeństwo kont, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Adres IP, czas i rodzaj żądań, dane o przeglądarce lub urządzeniu i wersji Aplikacji, losowy identyfikator instalacji Aplikacji, historia logowań i sesji, limity prób logowania.
• Obsługa zgłoszeń, wsparcie i moderacja treści (Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO): Treść wiadomości do wsparcia, załączone pliki oraz zgłoszenia niewłaściwych treści.
• Funkcje opcjonalne, uruchamiane po Twojej zgodzie (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO): Funkcje sztucznej inteligencji (opis w § 11) oraz powiadomienia push w Aplikacji (opis w § 10).
• Statystyki własne działania usługi (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Czas ostatniej aktywności, odczytanie powiadomień, wyświetlenie i kliknięcie komunikatów o nowych funkcjach — bez przekazywania tych danych firmom reklamowym.
• Realizacja Twoich praw i wniosków, w tym o usunięcie konta (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Treść wniosku, jego status i dowód jego obsługi.
• Dane pracy zespołu i klientów salonu (w imieniu salonu — § 1 ust. 3): Sprzedaż, prowizje, premie, potrącenia i wypłaty, numer rachunku do wypłat, grafiki, urlopy i nieobecności (w tym informacja o zwolnieniu lekarskim — tylko typ nieobecności i daty, bez diagnozy), zadania, obowiązki, ankiety, dokumenty pracownicze, zdjęcia i filmy dodane jako potwierdzenie pracy, rezerwacje i dane kontaktowe klientów salonu oraz dane importowane przez salon (np. raporty z systemu rezerwacji Booksy lub publiczny profil salonu). Podstawę prawną przetwarzania tych danych określa salon jako ich administrator.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i hasła nie można założyć konta ani korzystać z Serwisu i Aplikacji. RazorFlow nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały — wyliczenia (np. prowizji, premii czy rankingów) są narzędziem dla salonu, a decyzje podejmuje salon. Serwis i Aplikacja są narzędziem do pracy w salonach i nie są skierowane do dzieci; nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia.

§ 3. Kto Otrzymuje lub Przetwarza Twoje Dane? (Odbiorcy)

Jako system SaaS korzystamy z niezawodnej infrastruktury podwykonawców. Dane są przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie, do następujących podmiotów i kategorii podmiotów:

• SeoHost Sp. z o.o. (ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, Polska): Operator profesjonalnego hostingu, u którego zlokalizowane są zabezpieczone serwery z plikami aplikacji RazorFlow oraz silnik chronionej, szyfrowanej Bazy Danych.
• Dostawca poczty e-mail: serwer poczty wychodzącej, przez który wysyłamy wiadomości aktywacyjne, resety hasła i powiadomienia e-mail (adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości).
• PayU S.A.: Operator realizujący procesy płatności odnawialnych (cyklicznych powiązań z kartą oraz transakcji jednorazowych). Podmiot ten staje się niezależnym Administratorem w momencie autoryzowania transakcji rynkowej. RazorFlow nigdy nie widzi ani nie zapisuje lokalnie w swojej bazie danych PEŁNEGO numeru Twojej karty lub kodu CVV2, za wszystko odpowiada bezpieczna bramka szyfrowania PayU. W Aplikacji mobilnej nie ma płatności.
• Fakturownia sp. z o.o. (ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa, KRS 0000572426): system, w którym wystawiamy i wysyłamy e-mailem faktury (abonament RazorFlow, Akademia RazorFlow). Przetwarza dane nabywcy z faktury (nazwa albo imię i nazwisko, NIP, adres, e-mail) na nasze zlecenie (powierzenie przetwarzania).
• Szef Krajowej Administracji Skarbowej — Krajowy System e-Faktur (KSeF): faktury dla firm przesyłamy do KSeF, jak wymagają przepisy o VAT.
• Ministerstwo Finansów (wykaz podatników VAT) i Komisja Europejska (VIES): gdy wpiszesz NIP w danych do faktury, pobieramy z publicznego wykazu nazwę i adres firmy (z VIES tylko wtedy, gdy wykaz jest niedostępny). Przekazujemy wyłącznie numer NIP.
• Cloudflare, Inc.: sieć pośrednicząca i ochrona przed atakami dla adresu app.razorflow.pl — przez serwery Cloudflare przechodzi szyfrowany ruch panelu i Aplikacji (m.in. adres IP, dane techniczne przeglądarki lub urządzenia i przesyłane dane) — oraz ochrona formularzy rejestracji i resetu hasła przed botami (Cloudflare Turnstile).
• Apple Inc. (Apple Push Notification service) oraz Google (Firebase Cloud Messaging): dostarczanie powiadomień push na iPhone’a (Apple) i na Androida (Google) — tylko jeśli włączysz powiadomienia w Aplikacji. Otrzymują token urządzenia i neutralną treść powiadomienia (szczegóły w § 10).
• OpenAI (dostawca modeli AI): przetwarzanie treści przekazanych do funkcji AI materiałów marketingowych i opisów strony salonu — wyłącznie po Twojej zgodzie (szczegóły w § 11).
• Anthropic Ireland, Limited (dostawca modeli AI Claude): odpowiedzi Asystenta AI (czat) — wyłącznie po Twojej zgodzie (szczegóły w § 11).
• n8n GmbH (Berlin, Niemcy): platforma automatyzacji używana w starszej wersji automatycznego generowania materiałów marketingowych — otrzymuje identyfikator organizacji i datę zadania, tylko gdy właściciel włączy tę automatyzację (§ 11).
• Meta Platforms (Facebook, Instagram) oraz Google (Profil Firmy w Google): gdy połączysz konto salonu i zlecisz publikację — tekst, grafika, wybrany profil docelowy i termin publikacji. Tokeny dostępu do tych integracji przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Dostęp możesz w każdej chwili odłączyć w RazorFlow albo cofnąć w ustawieniach konta Meta lub Google. RazorFlow jest niezależnym dostawcą narzędzia i nie jest częścią Meta Platforms ani Google.
• Foundata GmbH (goQR.me, Karlsruhe, Niemcy): generowanie obrazków kodów QR (np. link polecający, adres strony salonu). Do usługi trafia treść linku zapisana w kodzie oraz adres IP urządzenia; według deklaracji dostawcy treść kodów nie jest zapisywana ani logowana.
• Inni użytkownicy w Twoim salonie: właściciel i manager widzą dane pracy zespołu w zakresie uprawnień swojej roli.
• Kancelarie Prawnicze i organy ścigania/państwowe (w rzadkich przypadkach określonych obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze).

Od podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu, wymagamy — w umowie powierzenia lub w warunkach przetwarzania danych dostawcy — ochrony danych co najmniej na poziomie opisanym w tej Polityce i wymaganym przez RODO. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Aplikację pobierasz z App Store (Apple) lub Google Play (Google) na zasadach tych sklepów. Sklepy udostępniają nam zbiorcze statystyki oraz anonimowe raporty o awariach, które zbierają, jeśli zezwolisz na to w ustawieniach telefonu. Nie otrzymujemy od sklepów danych identyfikujących Cię jako ich klienta — poza publicznymi opiniami o Aplikacji, które zamieścisz w sklepie.

§ 4. Analityka, Reklama i Retargeting

Na naszych publicznych stronach marketingowych, by lepiej rozwijać RazorFlow korzystamy też w niezbędnym zakresie z narzędzi:

• First-party analityka RazorFlow – Rejestruje odsłony, scroll depth, kliknięcia CTA i przejścia po publicznych podstronach (m.in. /site/*, /site/narzedzia/*, /demo/* i publicznej rejestracji), aby mierzyć skuteczność landingów, formularzy i lejka do pierwszej płatności.
• Google Analytics 4 i Google Ads – Służą do pomiaru statystyk ruchu, źródeł wizyt i skuteczności kampanii reklamowych, bez łączenia tych danych z prywatną aktywnością zalogowanego Użytkownika w aplikacji po imieniu i nazwisku.
• Meta Pixel / Conversions API – Pozwalają mierzyć skuteczność kampanii Meta Ads i dopasowywać działania remarketingowe. W uzasadnionych przypadkach identyfikatory, adres e-mail lub numer telefonu mogą zostać przekazane do Meta w postaci technicznie przetworzonej, zgodnie z konfiguracją kampanii i naszego pomiaru konwersji.
• Microsoft Clarity – Umożliwia tworzenie heatmap i nagrań sesji na publicznych landingach, tak abyśmy mogli zrozumieć gdzie użytkownicy realnie klikają i gdzie odpadają w procesie konwersji.

Na publicznych stronach wykorzystujemy wskazane wyżej narzędzia pomiarowe i reklamowe do analizy ruchu, skuteczności kampanii, heatmap, nagrań sesji i atrybucji konwersji w lejku pozyskania klienta. Narzędzia analityczne i marketingowe uruchamiają się dopiero po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze cookies (§ 7).

Aplikacja mobilna RazorFlow nie zawiera żadnego z tych narzędzi. W Aplikacji nie ma Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, Microsoft Clarity, reklam ani narzędzi do śledzenia użytkowników między aplikacjami i stronami innych firm.

§ 5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? (Retencja Danych)

Przetwarzanie danych odbywa się tylko tam gdzie jest to konieczne, przy zachowaniu zasady ścisłej retencji:

• Przez cały okres funkcjonowania Umowy Abonamentowej (bądź 14-dniowego Trialu), kiedy system generuje wykresy, ułatwia rezerwację i trzyma grafiki personelu.
• Przez okres do 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym wygasła Subskrypcja Oprogramowania lub zlikwidowano Konto - co wynika z odgórnych przepisów Krajowych (Ustaw o Rachunkowości i Podatkach - cel to ewentualna kontrola faktur zakupowych lub wezwań przedsądowych i rozliczeń finansowych).
• Dane związane z pobraniem darmowych dokumentów, szablonów PDF i materiałów z sekcji Narzędzia przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi pobrania, zabezpieczenia linku oraz analizy skuteczności materiałów, nie dłużej jednak niż do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo żądania usunięcia, o ile dalsze przechowywanie nie jest niezbędne do obrony przed nadużyciami lub roszczeniami.
• Dane służące do rozsyłek newsletterowych przechowujemy natomiast bezwzględnie tylko tak długo, aż cofniesz na nie zgodę.
• Dane z pierwszego kontaktu z barbershopami (§ 2, adresy publicznie dostępne) — do wypisu albo do 14 dni po trzecim mailu, jeśli nie klikniesz „Tak, chcę”. Potem adres e-mail zostaje na liście „nie pisać” razem z historią wysłanych maili, wyłącznie po to, żeby więcej do Ciebie nie napisać i móc wykazać, skąd mieliśmy adres i kiedy pisaliśmy.
• Dane zespołu i klientów salonu (§ 1 ust. 3) — przez czas trwania umowy z salonem; po jej zakończeniu usuwamy je w ciągu 90 dni, chyba że salon poleci wcześniejsze usunięcie albo przepisy wymagają dłuższego przechowywania.
• Sesje logowania w Aplikacji — token dostępu wygasa po ok. 10 minutach, a sesja najpóźniej po 30 dniach. Wylogowanie unieważnia sesję. Techniczne zapisy sesji i urządzeń (skróty tokenów, identyfikator instalacji) przechowujemy przez czas istnienia konta i usuwamy przy realizacji wniosku o usunięcie konta.
• Token powiadomień push — do wyłączenia powiadomień, wylogowania z telefonu lub usunięcia konta.
• Powiadomienia w Aplikacji — ok. 3 miesięcy od utworzenia.
• Historia rozmów z Asystentem AI i materiały wygenerowane przez AI — do czasu, gdy je usuniesz, albo do usunięcia konta. Zasady przechowywania u dostawców AI opisuje § 11.
• Zapisy zgód (i ich wycofania) oraz wnioski o usunięcie konta wraz z dowodem ich realizacji — przez czas istnienia konta, a po jego usunięciu przez 3 lata, abyśmy mogli wykazać zgodność z RODO i bronić się przed roszczeniami.
• Zgłoszenia do wsparcia i zgłoszenia niewłaściwych treści — do 3 lat od zamknięcia zgłoszenia.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa serwera (adres IP, czas i rodzaj żądania) — standardowo do 12 miesięcy, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu.
• Tokeny integracji (Meta, Google) — do czasu odłączenia integracji, cofnięcia dostępu lub wygaśnięcia tokenu.
• Kopie zapasowe — dane usunięte z systemu mogą pozostać w zabezpieczonych kopiach zapasowych do czasu ich cyklicznego nadpisania, nie dłużej niż 30 dni. Kopii nie wykorzystujemy do innych celów, a po ewentualnym odtworzeniu kopii ponownie stosujemy wykonane usunięcia.

§ 6. Twoje Prawa na mocy RODO

Na podstawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) masz prawo do:

• Prawa dostępu – Żądania wygenerowania kopii ("Zrzutu") informacji z bazy na swój temat.
• Prawa sprostowania – Samodzielnej modyfikacji w profilu (w panelu lub w Aplikacji: „Ustawienia aplikacji” → „Moje konto”) lub zgłoszenia o zaktualizowanie błędnego adresu e-mail czy imienia.
• Prawa do usunięcia (własnych) danych – Tzw. prawo do bycia zapomnianym (chyba że nadrzędny obowiązek ustawowy, np. przechowywania faktur, tego zabrania). Jak usunąć konto — § 12.
• Prawa do ograniczenia przetwarzania – Żądania, abyśmy w określonych przypadkach (np. do czasu wyjaśnienia, czy dane są prawidłowe) wyłącznie przechowywali Twoje dane.
• Prawa do przenoszenia danych – Otrzymania swoich danych w powszechnie używanym formacie.
• Prawa sprzeciwu – Wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
• Prawa do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – Bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Zgody na funkcje AI wycofasz w Aplikacji („Ustawienia aplikacji” → sekcja „Asystent AI”) lub w danej funkcji panelu, powiadomienia push wyłączysz w ustawieniach Aplikacji lub telefonu, a zgodę marketingową — linkiem w wiadomości lub e-mailem.
• Prawa do wniesienia skargi – Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Wnioski w tych sprawach składaj na adres kontakt@razorflow.pl. Rozpatrujemy je bezpłatnie i bez zbędnej zwłoki — w ciągu miesiąca od ich otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO). W wyjątkowych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Jeżeli wniosek dotyczy danych, które przetwarzamy w imieniu salonu (§ 1 ust. 3), przekażemy go salonowi i pomożemy go zrealizować.

§ 7. Pliki Cookies (Ciasteczka)

1. Czym są ciasteczka? To mikro-pliki tekstowe. W systemie RazorFlow mają kluczowe zadanie logistyczne – zapisują „Tokeny”/Sesje (m.in. sesje zalogowania, np. trwające 30 dni).

Dzięki nim po odświeżeniu strony lub powrocie do panelu za dwa tygodnie nie wypadniesz nagle z widoku wypłat i statystyk – i nie musisz ponownie wpisywać długiego na dziesiątki znaków hasła.

2. Używamy m.in:

• Niezbędnych (Strictly Necessary): Np. plik 'auth' lub 'session_id'. Zapewniających dostęp do zasobów zabezpieczonych Twojego Salonu. Nie można ich wyłączyć w oknie powiadomienia, ponieważ bez nich panel nie mógłby działać (np. nie utrzymałby zalogowania).
• Analitycznych: Odpowiadają za first-party analitykę RazorFlow oraz GA4, czyli pomiar odsłon, scrolli, kliknięć i jakości ruchu na publicznych stronach.
• Marketingowych: Wspierają Google Ads i Meta Ads w pomiarze kampanii, atrybucji oraz remarketingu.
• Nagrań sesji: Umożliwiają działanie Microsoft Clarity dla heatmap i nagrań sesji na landingach marketingowych.

3. Zgody na pliki analityczne, marketingowe i nagrania sesji możesz w każdej chwili zmienić — link „Ustawienia cookies” znajduje się w stopce strony.

4. Aplikacja mobilna nie używa plików cookies do logowania, analityki ani reklamy. Zamiast tego zapisuje na telefonie niewielką ilość danych niezbędnych do działania — opisujemy je w § 10.

§ 8. Ogłoszenia o pracę (usługa wycofana)

RazorFlow nie publikuje ogłoszeń o pracę. Tablicę razorflow.pl/praca i funkcję „Szukam pracownika” wycofaliśmy 27 października 2026 r., a dane z ogłoszeń i z listy oczekujących usunęliśmy.

§ 9. Forum (usługa wycofana)

Forum RazorFlow zamknęliśmy 27 października 2026 r. Konta forum i wszystkie wpisy usunęliśmy.

§ 10. Aplikacja mobilna RazorFlow (iOS i Android)

1. Aplikacja mobilna RazorFlow (identyfikator pl.razorflow.app, dostępna w App Store i Google Play) to narzędzie do pracy dla zespołów salonów — właścicieli, managerów i barberów. Do korzystania z niej potrzebne jest konto RazorFlow. Aplikacja wymienia dane z serwerem RazorFlow (app.razorflow.pl, przez sieć Cloudflare — § 3) szyfrowanym połączeniem HTTPS i korzysta z tych samych danych co panel internetowy, więc w pełni dotyczą jej pozostałe paragrafy tej Polityki. Poza tym łączy się tylko z usługami powiadomień Apple lub Google (pkt 10.4) oraz pobiera obrazki z innych adresów, np. kody QR (§ 3). Poniżej opisujemy to, co jest specyficzne dla telefonu.

10.1. Logowanie i sesja

• Adres e-mail i hasło są wysyłane szyfrowanym połączeniem do serwera RazorFlow. Aplikacja nie zapisuje hasła na telefonie.
• Po zalogowaniu telefon otrzymuje krótkotrwały token dostępu (ważny ok. 10 minut, trzymany tylko w pamięci działającej Aplikacji) oraz token sesji (ważny najwyżej 30 dni). Token sesji jest przechowywany w zabezpieczonym magazynie systemu: na iPhonie w pęku kluczy (Keychain) — tylko na tym urządzeniu, bez synchronizacji z iCloud; na Androidzie w pliku zaszyfrowanym kluczem z systemowego magazynu kluczy (Android Keystore), wyłączonym z kopii zapasowych.
• Na serwerze przechowujemy wyłącznie skróty (hash) tokenów, powiązane z Twoim kontem i identyfikatorem instalacji.
• Wylogowanie usuwa dane logowania z telefonu i unieważnia sesję na serwerze (jeśli telefon jest wtedy bez internetu, sesja i tak wygaśnie najpóźniej po 30 dniach). Po odinstalowaniu Aplikacji iPhone może zachować zaszyfrowany wpis w pęku kluczy — przy ponownej instalacji Aplikacja go usuwa i wymaga nowego logowania.

10.2. Identyfikator instalacji i dane techniczne

• Przy pierwszym uruchomieniu Aplikacja tworzy losowy identyfikator instalacji. Służy on do powiązania sesji z telefonem, bezpieczeństwa (np. wylogowania jednego urządzenia) i dostarczania powiadomień. Nie jest to identyfikator reklamowy.
• Aplikacja nie odczytuje identyfikatora reklamowego (IDFA/AAID), numeru telefonu, numeru IMEI, listy zainstalowanych aplikacji ani książki kontaktów.
• Z każdym żądaniem Aplikacja przekazuje swoją wersję, a przy włączaniu powiadomień także system (iOS lub Android) — do obsługi i diagnostyki. Serwer rejestruje adres IP i czas żądań (§ 5).

10.3. Aparat, zdjęcia, filmy i pliki

• Aplikacja prosi o dostęp do aparatu lub zdjęć dopiero wtedy, gdy sam dodajesz zdjęcie, film lub plik. Do RazorFlow trafia tylko to, co wybierzesz — Aplikacja nie przegląda całej galerii i niczego nie wysyła automatycznie.
• Zdjęcia, filmy i pliki możesz dodać m.in. w: potwierdzeniach wykonania zadań i obowiązków, zgłoszeniach do wsparcia, dokumentach pracowniczych (PDF, zdjęcia, DOC), premiach (np. za Instagram Stories, opinie, zdjęcia fryzur), zamówieniach (zdjęcie produktu), sprzedaży, materiałach marketingowych, stronie salonu (logo, galeria, zdjęcia zespołu), publikacjach w mediach społecznościowych, rezerwacjach (zdjęcie barbera) oraz przy wgrywaniu raportów (pliki XLSX).
• W module weryfikacji opinii zrzuty ekranu dodane przez barbera są przechowywane w RazorFlow, a odczyt tekstu z nich (OCR) odbywa się na urządzeniu osoby weryfikującej — na serwer wraca tylko wynik odczytu, a zrzuty nie trafiają do zewnętrznych dostawców.
• Pobierane pliki (np. PDF wypłat, eksporty) trafiają do prywatnej, tymczasowej pamięci Aplikacji i są usuwane przy wylogowaniu lub zmianie konta. Gdy użyjesz „Udostępnij”, „Zapisz” lub „Drukuj”, plik trafia do wybranej przez Ciebie aplikacji, galerii lub drukarki — od tej chwili obowiązują ich zasady.

10.4. Powiadomienia push

• Powiadomienia są domyślnie wyłączone. Aplikacja poprosi o zgodę systemu dopiero wtedy, gdy sam je włączysz na ekranie „Ustawienia aplikacji”.
• Po włączeniu zapisujemy na serwerze w postaci zaszyfrowanej token push urządzenia (na iPhonie z usługi Apple Push Notification service, na Androidzie z Firebase Cloud Messaging) wraz ze skrótem identyfikatora instalacji, systemem i wersją Aplikacji.
• Przez Apple lub Google wysyłamy wyłącznie neutralną treść („RazorFlow — Masz nową informację w aplikacji”) i techniczny numer powiadomienia. Szczegóły (np. nazwiska, kwoty, nieobecności) widzisz dopiero po otwarciu Aplikacji.
• Na Androidzie usługa Firebase tworzy własny identyfikator instalacji (według Google nie identyfikuje on jednoznacznie osoby ani fizycznego urządzenia). Google przechowuje go do czasu żądania jego usunięcia, a po takim żądaniu usuwa go z systemów i kopii zapasowych w ciągu do 180 dni. Pakiet Firebase przekazuje Google również wersję Aplikacji i techniczny opis platformy. Nie używamy Google Analytics dla Firebase.
• Wyłączenie powiadomień w Aplikacji albo wylogowanie usuwa token z serwera i z telefonu; jeśli wyłączysz je w ustawieniach telefonu, token usuniemy przy najbliższym uruchomieniu Aplikacji. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili.

10.5. Język Aplikacji

Język wybrany przed zalogowaniem zapisujemy tylko na telefonie. Po zalogowaniu zapisujemy na Twoim koncie wybrany język (kod języka i datę zmiany), aby obowiązywał na innych urządzeniach. Tłumaczenia są wbudowane w Aplikację — nie wysyłamy tekstów do zewnętrznych usług tłumaczeniowych.

10.6. Pamięć telefonu zamiast cookies

Aplikacja zapisuje w swojej pamięci na telefonie tylko dane niezbędne do działania usługi, o którą prosisz (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej — takie dane nie wymagają osobnej zgody):

• wybrany język oraz informację, czy dla tego konta włączono powiadomienia,
• rolę, wybrany salon i znacznik zalogowania (aby szybciej otworzyć właściwy ekran),
• tymczasowy stan formularza podczas robienia zdjęcia (najwyżej 1 godzinę — aby nie stracić zdjęcia, gdy system zamknie Aplikację w tle),
• losowe identyfikatory niedokończonych zapisów (np. sprzedaży) bez ich treści — aby po zerwanym połączeniu ta sama operacja nie zapisała się dwa razy.

Wylogowanie czyści te dane, z wyjątkiem losowych identyfikatorów niedokończonych zapisów. Wszystkie dane Aplikacji z telefonu usuniesz, odinstalowując ją.

10.7. Czego Aplikacja nie robi

• Nie wyświetla reklam, nie zawiera zewnętrznych narzędzi analitycznych ani zewnętrznych narzędzi do raportowania awarii i nie śledzi Cię między aplikacjami i stronami innych firm — dlatego nie prosi o zgodę na śledzenie.
• Nie korzysta z lokalizacji (GPS), kontaktów, kalendarza telefonu ani danych zdrowotnych z Apple Zdrowie czy Health Connect. Z mikrofonu korzysta tylko wtedy, gdy sam nagrywasz film dołączany do zadania lub zgłoszenia — nagranie trafia wyłącznie tam, gdzie je dodajesz.
• Nie umożliwia płatności ani zakupu abonamentu RazorFlow.

RazorFlow zapisuje jedynie własne, podstawowe statystyki działania usługi (§ 2) — np. czas ostatniej aktywności i odczytanie powiadomień — i nie przekazuje ich firmom reklamowym. Obrazki kodów QR generuje zewnętrzna usługa opisana w § 3.

10.8. Rejestracja, reset hasła i połączenia z innymi serwisami

Zakładanie konta, reset hasła oraz łączenie kont Meta lub Google otwierają się w bezpiecznym oknie przeglądarki systemowej na stronie app.razorflow.pl; formularze te chroni Cloudflare Turnstile (§ 3). Po zakończeniu wracasz do Aplikacji. Linki do innych serwisów (np. Booksy, Instagram, WhatsApp) otwierają się poza Aplikacją — obowiązują wtedy zasady tych serwisów.

10.9. Ustawienia prywatności w Aplikacji

Na ekranie „Ustawienia aplikacji” znajdziesz: link do tej Polityki, zgłaszanie niewłaściwych treści („Zgłoś niewłaściwą treść” — zgłoszenie trafia do zespołu RazorFlow), wycofanie zgód na funkcje AI, włączanie i wyłączanie powiadomień, wylogowanie z telefonu oraz usunięcie konta (§ 12).

§ 11. Funkcje sztucznej inteligencji (AI)

1. Funkcje AI są opcjonalne i działają tak samo w panelu i w Aplikacji. Przed pierwszym przekazaniem danych do dostawcy AI pokazujemy, co zostanie wysłane i do kogo, i prosimy o Twoją zgodę — osobno dla każdej funkcji. Odmowa lub wycofanie zgody nie ogranicza pozostałych funkcji RazorFlow. Podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

• Asystent AI (czat) — Anthropic (model Claude): wysyłamy treść pytania i maksymalnie 24 ostatnie wiadomości z tej rozmowy, powstałe po udzieleniu zgody, a gdy pytanie tego wymaga — także zestawienia danych Twojej organizacji pobrane z RazorFlow: sprzedaż, koszty, zamówienia i wyniki salonów, wyniki i naliczone wypłaty pracowników (imię i pierwsza litera nazwiska), aktywność zespołu oraz ustawienia salonów i premii. Asystent korzysta wyłącznie z gotowych zestawień ograniczonych do Twojej organizacji i nie pobiera danych klientów salonu, adresów e-mail, numerów telefonów, numerów kont ani danych innych organizacji. W treści pytań ukrywamy rozpoznane adresy e-mail, numery telefonów, numery rachunków i wybrane identyfikatory — nie jest to jednak pełna anonimizacja, dlatego nie wpisuj danych klientów, haseł ani dokumentów.
• Materiały marketingowe — OpenAI: brief, ustawienia marki i salonu, wybrana lokalizacja, pomysły oraz materiały referencyjne (logo, zdjęcia wnętrza i wybranych osób). Zdjęcia mogą przedstawiać rozpoznawalne osoby i nie są anonimizowane — dodawaj tylko materiały, do których masz prawo.
• Automatyczne materiały marketingowe: osobna zgoda właściciela salonu na cykliczne generowanie materiałów w tle z zapisanych zdjęć referencyjnych (dostawcy jak wyżej; w starszej automatyzacji identyfikator organizacji i data zadania trafiają także do platformy n8n — § 3).
• Opisy strony salonu — OpenAI: konfiguracja publicznej strony, nazwa i adres salonu, opisy, usługi i zbiorcze listy najczęstszych usług. Imiona i nazwiska członków zespołu zastępujemy etykietami, a zdjęć, opinii klientów i pojedynczych transakcji nie wysyłamy.

2. Funkcje oznaczone w panelu jako „inteligentne”, które działają bez zewnętrznych dostawców AI — weryfikacja opinii (odczyt tekstu na telefonie lub komputerze i reguły po stronie RazorFlow) oraz podpowiedzi kategorii wydatków i sprzętu — nie przekazują danych do dostawców AI.

3. Przechowywanie. Historia rozmów i wygenerowane materiały są zapisywane w RazorFlow do czasu ich usunięcia przez Ciebie albo usunięcia konta. W zapytaniach tekstowych do OpenAI wyłączamy zapisywanie odpowiedzi po stronie dostawcy. Według OpenAI dane przesyłane przez API nie są używane do trenowania modeli, a logi służące wykrywaniu nadużyć są przechowywane do 30 dni, chyba że przepisy wymagają dłużej. Anthropic (czat) nie trenuje modeli na danych z naszych zapytań i usuwa pytania oraz odpowiedzi ze swoich serwerów w ciągu 30 dni, chyba że zostaną oznaczone jako naruszenie zasad korzystania z usługi albo przepisy wymagają dłużej. Nie gwarantujemy zerowej retencji u dostawców.

4. Wycofanie zgody blokuje kolejne przekazania danych, ale nie cofa już wykonanych. Zapisane rozmowy i materiały usuwa się osobno (w danej funkcji albo razem z kontem). Wyniki AI mogą być nieprecyzyjne — niewłaściwą treść zgłosisz przyciskiem przy wyniku lub w „Ustawieniach aplikacji”.

5. Zasady dostawców: polityka prywatności OpenAI i polityka prywatności Anthropic.

§ 12. Usunięcie konta i danych

1. Usunięcie konta możesz zlecić na trzy sposoby:

• W Aplikacji: ekran „Ustawienia aplikacji” → „Usunięcie konta” → wpisz obecne hasło, zaznacz potwierdzenie i wybierz „Zleć usunięcie konta”. Status wniosku widzisz w tym samym miejscu.
• Na stronie: https://razorflow.pl/data-deletion — po zalogowaniu i potwierdzeniu obecnym hasłem.
• Bez dostępu do konta: napisz na kontakt@razorflow.pl z adresu przypisanego do konta, w temacie „Usunięcie danych”. Nie wysyłaj hasła, kodów jednorazowych ani dokumentów tożsamości. Ta sama droga dotyczy danych z integracji Meta/Facebook.

2. Co usuwamy: konto i dane logowania, profil, sesje i tokeny (także token powiadomień), preferencje (np. język), historię rozmów z Asystentem AI, materiały AI, dane połączonych integracji oraz pozostałe dane powiązane z kontem, których nie musimy przechowywać. Konto nie jest jedynie zawieszane — dane są usuwane albo trwale anonimizowane.

3. Co może zostać zachowane i jak długo (szczegóły w § 5): dokumenty rozliczeniowe i księgowe (5 lat), dowód obsługi wniosku i zapisy zgód (3 lata), dane w kopiach zapasowych (do ich nadpisania, najwyżej 30 dni) oraz dane pracy, które salon powierzył nam jako pracodawca (np. rozliczenia wypłat, dokumenty pracownicze) — o nich decyduje salon, który może mieć obowiązek je przechowywać; odłączamy je wtedy od Twojego konta. Wniosek właściciela nie usuwa automatycznie salonu, organizacji ani kont innych osób — jeśli jesteś jedynym właścicielem, ustalimy z Tobą dalsze zarządzanie salonem (wniosek możesz złożyć bez wcześniejszego przekazania salonu).

4. Termin: wnioski realizuje ręcznie zespół RazorFlow — w ciągu 30 dni od złożenia. Samo złożenie wniosku nie usuwa danych od razu. Po zakończeniu wyślemy Ci indywidualne potwierdzenie e-mailem wraz z informacją, jakie dane i dlaczego zostały zachowane.

§ 13. Przekazywanie danych poza EOG

Dane w RazorFlow przechowujemy na serwerach w Polsce. Część dostawców opisanych w § 3 (OpenAI, Anthropic, Google, Apple, Meta, Cloudflare) może przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework — w przypadku podmiotów objętych certyfikacją) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO), zawartych w umowach i warunkach przetwarzania danych tych dostawców. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach możesz uzyskać, pisząc na kontakt@razorflow.pl.

§ 14. Bezpieczeństwo danych

• Wszystkie połączenia z Serwisem i Aplikacją są szyfrowane (HTTPS/TLS); Aplikacja nie pozwala na połączenia nieszyfrowane.
• Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci zabezpieczonych skrótów, a tokeny sesji — jako skróty na serwerze oraz w systemowym magazynie Keychain/Keystore na telefonie.
• Tokeny integracji (Meta, Google) przechowujemy zaszyfrowane.
• Dostęp do danych w salonie zależy od roli (właściciel, manager, barber); prywatne pliki są dostępne tylko dla uprawnionych osób.
• Ograniczamy liczbę prób logowania i chronimy formularze przed botami.
• Powiadomienia push nie zawierają danych osobowych ani finansowych.

Żaden system nie daje stuprocentowej gwarancji bezpieczeństwa. W razie naruszenia ochrony danych postąpimy zgodnie z RODO — zgłosimy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin (chyba że jest mało prawdopodobne, by powodowało ryzyko dla osób, których dane dotyczą), a jeśli będzie powodować wysokie ryzyko dla Ciebie, poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki.

§ 15. Zmiany Polityki Prywatności

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://razorflow.pl/site/polityka-prywatnosci, a datę ostatniej zmiany podajemy na górze dokumentu. O istotnych zmianach poinformujemy dodatkowo w panelu, w Aplikacji lub e-mailem. Poprzednia wersja obowiązywała od 28 października 2026 r.