Polityka Prywatności i Plików Cookies

📑 Spis treści

§ 1. Kto jest Administratorem Danych?

1. Administratorem Twoich Danych Osobowych pozyskiwanych w związku z działaniem Serwisu (pod domenami razorflow.pl oraz app.razorflow.pl) jest WK KŁOSOWICZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem: ul. Mazowiecka 62, 35-324 Rzeszów, Polska, NIP: 5170451307, REGON: 529645090, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001126778 (Dalej: Administrator).

2. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

• kontaktuj się z nami bezpośrednio na adres e-mail: kontakt@razorflow.pl (w tym w celu usunięcia konta lub aktualizacji danych),
• nie powołujemy oddzielnego Inspektora Ochrony Danych (IOD) — dzięki temu wszystkie wnioski procesujemy szybko i bezpośrednio przez główny kanał wsparcia.

§ 2. Jakie dane zbieramy i po co? (Cele przetwarzania)

Przetwarzamy Twoje dane (oraz dane powierzonych przez Ciebie pracowników w przypadku funkcji Owner/Manager) wyłącznie w sprecyzowanych i legalnych celach (zgodnie z art. 6 RODO). Obejmują one w szczególności:

• Świadczenie usług założenia i obsługi konta B2B w Serwisie SaaS (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Imię, nazwisko, e-mail, numery telefonów, hasła logowania oraz kody partnerów (jeśli dotyczy sieci).
• Rozliczenia księgowe, wystawianie faktur i płatności (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Numer NIP firmy, pełna nazwa firmy, adresy działalności.
• Wysyłka zamówionych darmowych materiałów, wzorów PDF i lead magnetów (Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO): Adres e-mail, dane techniczne zgłoszenia, informacja o wybranym materiale, źródle wejścia, adresie IP, user-agencie oraz historii wysłania i pobrania linku do dokumentu. Dane te przetwarzamy, aby dostarczyć zamówiony materiał, zabezpieczyć formularze przed nadużyciami, mierzyć skuteczność poszczególnych zasobów i rozwijać własną bazę wiedzy dla właścicieli salonów.
• Działania Prawno-Windykacyjne (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Ochrona przed roszczeniami, dochodzenie należności za świadczone usługi (uzasadniony interes Administratora).
• Mailing, Oferty Marketingowe i Newsletter (Art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. f RODO): W przypadku Twojej wyraźnej zgody przy zakładaniu profilu lub zapisie, bądź z tytułu realizacji prawnie uzasadnionego interesu (marketingu własnego) wobec już istniejących klientów. Dotyczy to również opcjonalnej zgody na kontakt marketingowy pozostawianej przy pobieraniu darmowych materiałów z sekcji Narzędzia. Możesz wycofać zgodę w każdej chwili, pisząc e-mail podany wyżej lub klikając link 'unsubscribe' w wiadomości.

§ 3. Kto Otrzymuje lub Przetwarza Twoje Dane? (Odbiorcy)

Jako system SaaS korzystamy z niezawodnej infrastruktury podwykonawców. Zapewniamy, że każdy z nich ściśle przestrzega standardów prawnych RODO. Dane są przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie, do następujących podmiotów i kategorii podmiotów:

• SeoHost Sp. z o.o. (ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, Polska): Operator profesjonalnego hostingu, u którego zlokalizowane są zabezpieczone serwery z plikami aplikacji RazorFlow oraz silnik chronionej, szyfrowanej Bazy Danych.
• PayU S.A.: Operator realizujący procesy płatności odnawialnych (cyklicznych powiązań z kartą oraz transakcji jednorazowych). Podmiot ten staje się niezależnym Administratorem w momencie autoryzowania transakcji rynkowej. RazorFlow nigdy nie widzi ani nie zapisuje lokalnie w swojej bazie danych PEŁNEGO numeru Twojej karty lub kodu CVV2, za wszystko odpowiada bezpieczna bramka szyfrowania PayU.
• Radpid / Fakturownia / Programy Księgowe: Zewnętrzne interfejsy oprogramowania API (takie jak na przykład popularna Fakturownia), które przejmują Twoje dane w celu wylistowania i odesłania systemowej e-faktury za okres abonamentowy.
• Kancelarie Prawnicze i organy ścigania/państwowe (w rzadkich przypadkach określonych obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze).

§ 4. Analityka, Reklama i Retargeting

Na naszych publicznych stronach marketingowych, by lepiej rozwijać RazorFlow korzystamy też w niezbędnym zakresie z narzędzi:

• First-party analityka RazorFlow – Rejestruje odsłony, scroll depth, kliknięcia CTA i przejścia po publicznych podstronach (m.in. /site/*, /site/narzedzia/*, /demo/* i publicznej rejestracji), aby mierzyć skuteczność landingów, formularzy i lejka do pierwszej płatności.
• Google Analytics 4 i Google Ads – Służą do pomiaru statystyk ruchu, źródeł wizyt i skuteczności kampanii reklamowych, bez łączenia tych danych z prywatną aktywnością zalogowanego Użytkownika w aplikacji po imieniu i nazwisku.
• Meta Pixel / Conversions API – Pozwalają mierzyć skuteczność kampanii Meta Ads i dopasowywać działania remarketingowe. W uzasadnionych przypadkach identyfikatory, adres e-mail lub numer telefonu mogą zostać przekazane do Meta w postaci technicznie przetworzonej, zgodnie z konfiguracją kampanii i naszego pomiaru konwersji.
• Microsoft Clarity – Umożliwia tworzenie heatmap i nagrań sesji na publicznych landingach, tak abyśmy mogli zrozumieć gdzie użytkownicy realnie klikają i gdzie odpadają w procesie konwersji.

Na publicznych stronach wykorzystujemy wskazane wyżej narzędzia pomiarowe i reklamowe do analizy ruchu, skuteczności kampanii, heatmap, nagrań sesji i atrybucji konwersji w lejku pozyskania klienta.

§ 5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? (Retencja Danych)

Przetwarzanie danych odbywa się tylko tam gdzie jest to konieczne, przy zachowaniu zasady ścisłej retencji:

• Przez cały okres funkcjonowania Umowy Abonamentowej (bądź 14-dniowego Trialu), kiedy system generuje wykresy, ułatwia rezerwację i trzyma grafiki personelu.
• Przez okres do 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym wygasła Subskrypcja Oprogramowania lub zlikwidowano Konto - co wynika z odgórnych przepisów Krajowych (Ustaw o Rachunkowości i Podatkach - cel to ewentualna kontrola faktur zakupowych lub wezwań przedsądowych i rozliczeń finansowych).
• Dane związane z pobraniem darmowych dokumentów, szablonów PDF i materiałów z sekcji Narzędzia przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi pobrania, zabezpieczenia linku oraz analizy skuteczności materiałów, nie dłużej jednak niż do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo żądania usunięcia, o ile dalsze przechowywanie nie jest niezbędne do obrony przed nadużyciami lub roszczeniami.
• Dane służące do rozsyłek newsletterowych przechowujemy natomiast bezwzględnie tylko tak długo, aż cofniesz na nie zgodę.

§ 6. Twoje Prawa na mocy RODO

W ramach wejścia w życie przepisów Generalnego Rozporządzenia o Zabezpieczaniu Danych Osobowych masz prawo do:

• Prawa dostępu – Żądania wygenerowania kopii ("Zrzutu") informacji z bazy na swój temat.
• Prawa sprostowania – Samodzielnej modyfikacji z profilu lub zgłoszenia o zaktualizowanie felernego maila/imienia.
• Prawa do usunięcia (własnych) danych – Tzw. prawo do bycia zapomnianym (chyba że wyżej nadrzędny obowiązek ustawowy np. trzymanie opisu faktury tego zabrania).
• Prawa przenoszalności, sprzeciwu i do wniesienia Skargi – M.in. na ręce Prezesa Urzędu (PUODO), z którym Administrator pozostaje zawsze w transparentnej relacji kompetencyjnej w RP, jeśli Użytkownik dopatrzył by się poważnego uchybienia norm.

Oświadczenia w tych sprawach rozpatrzymy zawsze darmowo, poprzez maila kontaktowego, z poszanowaniem maksymalnego określonego w Ustawie czasu reakcji rzędu 30 dni od przyjęcia oświadczenia Wnioskodawcy.

§ 7. Pliki Cookies (Ciasteczka)

1. Czym są ciasteczka? To mikro-pliki tekstowe. W systemie RazorFlow mają kluczowe zadanie logistyczne – zapisują „Tokeny”/Sesje (m.in. sesje zalogowania, np. trwające 30 dni).

Dzięki nim po odświeżeniu strony lub powrocie do panelu za dwa tygodnie nie wypadniesz nagle z widoku wypłat i statystyk – i nie musisz ponownie wpisywać długiego na dziesiątki znaków hasła.

2. Używamy m.in:

• Niezbędnych (Strictly Necessary): Np. plik 'auth' lub 'session_id'. Zapewniających dostęp do zasobów zabezpieczonych Twojego Salonu. Nie można ich u nas włączyć ani wyłączyć w oknie powiadomienia, bowiem webapp w takiej budowie jak nasza umarłaby bez nich natychmiast wyrzucając 'Niebieski Ekran i Błąd Logistyki'.
• Analitycznych: Odpowiadają za first-party analitykę RazorFlow oraz GA4, czyli pomiar odsłon, scrolli, kliknięć i jakości ruchu na publicznych stronach.
• Marketingowych: Wspierają Google Ads i Meta Ads w pomiarze kampanii, atrybucji oraz remarketingu.
• Nagrań sesji: Umożliwiają działanie Microsoft Clarity dla heatmap i nagrań sesji na landingach marketingowych.

§ 8. Ogłoszenia o pracę (razorflow.pl/praca/)

1. W ramach Serwisu prowadzimy publiczną tablicę ogłoszeń o pracę dla branży barberskiej pod adresem razorflow.pl/praca/. Publikacja ogłoszenia jest dobrowolna i wymaga zalogowania na konto RazorFlow.

• Dobrowolność i zgoda: Dane kontaktowe (numer telefonu i/lub adres e-mail) publikowane w ogłoszeniu podajesz dobrowolnie. W przypadku ogłoszeń osób szukających pracy (profil barbera) publikacja następuje wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie wyraźnej zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zaznaczanej przy dodawaniu ogłoszenia.
• Ochrona przed spamem: Dane kontaktowe nie są umieszczane w treści strony — stają się widoczne dopiero po kliknięciu przycisku „Pokaż kontakt”, a liczba odsłonięć z jednego adresu IP jest limitowana technicznie.
• Czas publikacji: Ogłoszenie jest aktywne przez 30 dni od publikacji (z możliwością odświeżenia przez autora). Po tym czasie znika z tablicy.
• Retencja danych kontaktowych: Dane kontaktowe z ogłoszeń zakończonych lub wygasłych są trwale usuwane po 90 dniach od zakończenia ogłoszenia.
• Twoja kontrola: Masz prawo zakończyć swoje ogłoszenie w każdej chwili z poziomu konta (zakładka „Moje ogłoszenia” — razorflow.pl/praca/moje); możesz też zażądać usunięcia danych, pisząc na kontakt@razorflow.pl.

§ 9. Pseudonimizacja na forum (razorflow.pl/forum/)

1. Forum RazorFlow umożliwia publikowanie wpisów w trybie „jako Anonim”. Wpisy oznaczone w ten sposób są publicznie zanonimizowane — inni użytkownicy oraz osoby niezalogowane nie widzą imienia, nazwy konta ani żadnych identyfikatorów autora.

2. Pseudonimizacja nie jest jednak pełną anonimizacją: tożsamość autora wpisu pozostaje zapisana w systemie i jest dostępna wyłącznie administratorowi Serwisu:

• na potrzeby moderacji treści (np. usuwania wpisów naruszających regulamin),
• w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).

Administrator nie ujawnia tożsamości autorów wpisów anonimowych innym użytkownikom.